Innan ni anställer – kan ni Minska mängden arbete?

Det viktigaste att börja med är att räkna ut hur stort behovet av personal faktiskt ser ut. Det billigaste och snabbaste sättet att bli av med personalbristen på din restaurang är att klara dig på personalen du redan har.

1. Ha bara öppet när det verkligen lönar sig

Ta era öppettider till exempel. Ni har säkert koll på när restaurangen är full, men hur ser det ut resten av veckan?

Har ni inte gjort analysen innan så plocka ut rapporter på er försäljning över tid och se om det finns anledning att minska öppettiderna, eller omfördela.

Ska ni ha öppet alla dagar i veckan, eller kan ni klara er på samma personal om ni stänger på måndagar?

I Google Maps kan man ofta hitta en generell överblick av öppettider och när kunderna besöker, men det bästa är om man använder analysverktyg från t.ex. sin kassa eller sitt schemaläggningsverktyg.

2. Schemalägg personalen bättre med smartare verktyg

För att få rätt förutsättningar att optimera schemat fullt ut behöver ni kunna följa den förväntade personalkostnaden i förhållande till företagets försäljning.

Det kan låta som många timmar framför Excel, men det finns smartare verktyg.

Restauranger som använder Personalkollen (över 2500 i Sverige) kan t.ex. se förväntad beläggning framöver och se till att bara schemalägga den personal som behövs. Med hjälp av integrationer med bordsbokningssystem som Bordsbokaren ser man både historisk försäljning och framtida bordsbokningar direkt i schemat.

En faktor som också är viktigt att ta med i planeringen är att ha ett balanserat schema och att inte schemalägga sin personal med undermålig dygns- och veckovila.

Ett välutvecklat schemaläggningsprogram är en billig investering för att få hjälp och stöd att uppnå en så effektiv schemaläggning som möjligt utifrån de förutsättningar som finns. Lina Andersson är marknadschef på Personalkollen har sett det hos många restauranger:

– Både under och efter pandemin är det många som behövt arbeta så effektivt som möjligt med den personalstyrka de har. I de lägena är det av stor vikt att veta vilka dagar som är mest kritiska och vilka dagar som inte kräver lika hög bemanning. Här är smart schemaläggning A & O.

3. Låt gästerna beställa och betala själva

Restauranger är fortfarande väldigt analoga jämfört med de flesta andra branscher. Men de senaste åren har digitala beställnings- och betallösningar brett ut sig inte bara i Sverige utan över hela världen.

Servispersonal behövs och är viktig för att ge ett personligt bemötande och skapa en rik gästupplevelse, men mycket tid går åt till att ta beställningar och ta betalt.

Precis som inom många andra områden pekar trenden tydligt mot att gäster gärna gör det själva, särskilt om det sparar dem själva tid.

Många restauranger har redan förstått vilken fördel det innebär för dem. Istället för att personalen springer fram och tillbaka mellan bord, kassa och kök kan de fokusera på att servera och prata med gästerna.

Restauranger och pubar som ställt om till att i första hand erbjuda gäster att beställa själva via en bordsapp som WEIQ berättar att de sparar ca 30% av tiden för servispersonalen.

Man kan alltså minska från sex till fyra i personalen och hinna med utan att stressa, eller behålla samma personalstyrka och få 30% mer tid till att göra servicen ännu mer personlig.

Att det också visat sig öka omsättningen med 10-15% genom att göra det enklare att beställa är bara en bonus.

4. Minska upplärningstiden för ny personal

Med hög personalomsättning kommer också mycket upplärningstid med ny personal. Om dina anställda behöver lägga mycket tid på att lära upp och coacha nya kollegor så förbrukas tid som kunde använts i kök och servering.

Saker du kan göra för att minska tiden för upplärning:

• Skriva ner arbetsrutiner eller skapa korta filmer och låt ny personal lära sig teorin på egen hand
• Korta ner menyn så att det går fortare för nya kockar att bli tillräckligt bra på att tillaga rätterna
• Låt gästerna beställa själva så ny servispersonal kan börja med att bara gå ut med mat och dryck innan de lär sig att ta hand om beställningar och rekommendationer

Sammanfattning

Om ni har problem med att hitta tillräckligt med ny personal till er restaurang, börja med att göra en ordentlig genomgång av hur ni schemalägger personalen idag och vilka arbetsuppgifter som tar upp deras tid.

Skaffa en god översikt av:

1. Era öppettider och vilka timmar och dagar ni har bäst försäljning, respektive minst försäljning
2. Schemaläggningen i jämförelse med er försäljning och antal bokade bord för kommande dagar
3. Om ni kan låta gästerna lägga beställningar och betala själva, så att ni kan spara 30% av tiden som krävs för att sköta bordsservering
4. Hur ni lär upp ny personal, kanske kan ni skapa material som hjälper dem att läsa på själva och komma igång snabbare

Missa inte nästa del i vår artikelserie:

• Personalbristen –  Del 2: Behåll personalen längre med rätt motivation och arbetsmiljö (kommer snart)

Med WEIQ kan du ta emot beställningar från dina sittande gäster och låta personalen fokusera på att servera och svara på frågor eller skapa bättre stämning.

Läs mer om WEIQ