WEIQ är redo för VERI*FACTU i Spanien inför 2027

Vad förändras för restauranger i Spanien 2027?

Restauranger och andra företag som använder digitala system för att utfärda fakturor måste säkerställa att systemen följer Spaniens nya krav på faktureringssystem, RRSIF. Regelverket kallas ofta VERIFACTU, även om VERIFACTU egentligen är namnet på en av två tillåtna driftformer.

Ett anpassat system ska skapa ett standardiserat faktureringsregister för varje utfärdad faktura. Det ska även säkerställa att posterna är spårbara och inte kan ändras eller tas bort utan att det lämnar ett korrekt digitalt spår.

För restauranger omfattar detta även förenklade fakturor, det som i den dagliga verksamheten ofta motsvarar kvitton. Fakturor och förenklade fakturor som skapas med ett berört digitalt faktureringssystem ska innehålla den föreskrivna QR-koden. Spanska skattemyndigheten AEAT beskriver kraven på anpassade system.

Reglerna handlar därför om mer än hur kvittot ser ut. Kassasystemets hantering av försäljningar, korrigeringar, makuleringar och faktureringsposter behöver fungera korrekt genom hela flödet.

VERI*FACTU är ett av två sätt att följa reglerna

VERIFACTU innebär att faktureringsposterna skickas elektroniskt till Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT, i samband med att de skapas. Alternativet NO VERIFACTU skickar inte posterna löpande, men ställer högre krav på lokal lagring, skydd mot förändringar och registrering av relevanta systemhändelser.

Båda alternativen måste följa grundkraven för faktureringssystem. Systemet ska bland annat kunna skapa sammanhängande och spårbara poster, hantera den föreskrivna QR-koden och ha teknisk kapacitet att kommunicera med AEAT. AEAT:s översikt förklarar de båda driftformerna.

Det är också viktigt att förstå vad ”godkänt” betyder i sammanhanget. AEAT gör ingen extern förhandsgranskning eller registrering av varje kassasystem. Producenten ska i stället lämna en ansvarsförsäkran, declaración responsable, för den aktuella systemversionen. AEAT beskriver detta som en egendeklaration från systemproducenten.

Be därför kassaleverantören om tydliga svar på följande:

• Vilken driftform stöder den version vi ska använda?
• Var finns producentens ansvarsförsäkran för versionen?
• Hur hanteras korrigeringar och annulleringar?
• Vad händer vid nätverksproblem eller avbrott i kommunikationen med AEAT?
• Vilka inställningar och uppgifter måste restaurangen själv kontrollera?

Så förbereder du restaurangen utan att störa driften

Förutsättningen är att ni känner till verksamhetens juridiska form, skatterättsliga hemvist och nuvarande kassaversion. Målet är en verifierad plan där system, kvitton och personalrutiner har testats innan företagets deadline.

• Fastställ vilken av de två tidsfristerna som gäller för företaget.
• Kartlägg varje kassa, terminal och digital försäljningskanal som utfärdar fakturor eller förenklade fakturor.
• Kontrollera vilka systemversioner som används på samtliga försäljningsställen.
• Begär skriftlig information från kassaleverantören om stöd för RRSIF och VERI*FACTU.
• Välj driftform tillsammans med företagets spanska skatterådgivare.
• Kontrollera NIF, företagsnamn, adress, nummerserier och övriga fakturauppgifter.
• Testa vanliga köp, returer, korrigeringar och annulleringar.
• Kontrollera att QR-koden visas korrekt på berörda fakturor och kvitton.
• Utbilda personalen i vad som ska göras när ett köp behöver rättas.
• Dokumentera driftsättningsdatum, systemversion och kontaktvägar för support.

Ett vanligt misstag är att bara kontrollera den synliga QR-koden. Den visar inte i sig att korrigeringar, avbrott och faktureringsposter hanteras korrekt bakom kulisserna. Genomför därför ett komplett test från registrerad beställning till färdig faktura och eventuell rättelse.

WEIQ är redo att hjälpa restauranger inför 2027

WEIQ är redo för VERI*FACTU i Spanien. Det innebär att restauranger kan förbereda övergången med en leverantör som redan arbetar med beställningar, betalningar, kvitton och rapportering i samma molnbaserade kassamiljö.

På WEIQ:s webbplats finns VERI*FACTU med bland de presenterade integrationerna. Den spanska kassalösningen är byggd för restauranger och kan kombineras med bland annat mobila terminaler, QR-beställningar och digitala kvitton.

Inför övergången behöver varje restaurang ändå kontrollera sin företagsform, skatteregim och valda systemversion. WEIQ kan hjälpa till att gå igenom lösningen och den tekniska förberedelsen, medan den skattemässiga bedömningen bör göras tillsammans med en spansk redovisnings- eller skatterådgivare.

Vill du veta hur övergången kan planeras för din restaurang? Kontakta WEIQ för en genomgång inför 2027.