Lästid 5 min | Sammanfattning
Från och med 1 januari 2027 ska kassaregister som omfattas av de nya kraven i SKVFS 2021:17 kunna ta fram registreringar från journalminnet i XML-format. För restauranger betyder det framför allt att kassasystemet måste kunna lämna ut strukturerad data vid behov. Övergångsregeln för äldre kassaregister gäller till och med 31 december 2026. WEIQ följer kraven och kommer att vara redo med den nya XML-exporten när reglerna gäller fullt ut.
Vad ändras för kassaregister den 1 januari 2027?
Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17. Om kassaregistret har ett så kallat journalminne ska det kunna ta fram registreringar i ett standardiserat XML-format. Skatteverket beskriver kravet här.
Ett journalminne är den elektroniska dokumentationen av försäljningar och annan löpande användning i kassaregistret. XML-exporten gör informationen strukturerad och möjlig att läsa på ett enhetligt sätt vid exempelvis en kontroll.
Det är viktigt att skilja på två saker: XML-exporten innebär inte att restaurangen ska skicka in en fil till Skatteverket varje dag. Kravet är att kassaregistret ska kunna ta fram uppgifterna i rätt format när de behövs.
XML-kravet har gällt för nya kassaregister som tillverkats enligt de nya reglerna sedan 2023. Äldre kassaregister som omfattas av övergångsreglerna får användas till och med den 31 december 2026. Därför blir den 1 januari 2027 den viktiga gränsen för många verksamheter.
Vad betyder förändringen i praktiken för en restaurang?
För de flesta restauranger handlar förändringen främst om att säkerställa att kassasystemet är uppdaterat och kan exportera journalminnet enligt Skatteverkets standard. Du behöver normalt inte själv skapa XML-filen, men du ansvarar för att använda ett kassaregister som uppfyller kraven.
Det första steget är därför att kontrollera vilket kassasystem du använder och fråga leverantören om det har journalminne och stöd för den standardiserade XML-exporten. Be gärna också leverantören beskriva hur exporten görs för en viss tidsperiod och hur informationen kan lämnas ut vid en kontroll.
Skatteverket kan genomföra kontrollbesök och begära uppgifter från journalminnet. Ett system som kan ta fram rätt information snabbt gör det enklare att hantera en sådan situation och minskar risken för onödig administration.
Det här är en generell beskrivning, inte ett kundcase. Exakt påverkan beror på vilket kassaregister, vilken version och vilken kontrollösning verksamheten använder.
Viktigt datum
Från och med 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla de nya kraven.
Journalminnet berörs
Har kassaregistret ett elektroniskt journalminne ska registreringarna kunna tas fram i XML-format.
Kontrollera med leverantören
Kassaleverantören kan bekräfta om din version är redo och hur exporten fungerar.
Journalminne, XML och kontroll – så hänger det ihop
Journalminnet innehåller kassaregistrets elektroniska registreringar. Det kan handla om försäljningar, returer, betalningsmedel och annan löpande användning som registreras i systemet.
Med XML-exporten ska dessa uppgifter kunna tas fram i en fil som följer Skatteverkets tekniska standard. Filen ska bland annat vara giltig mot det XML-schema som Skatteverket har publicerat och kunna tas fram för olika tidsperioder. Det tekniska regelverket finns i SKVFS 2021:16.
Det här är inte en ny daglig rapportering
Kravet innebär inte att restaurangen ska rapportera dagens försäljning manuellt till Skatteverket genom en XML-fil. Det handlar i stället om att kassaregistret ska kunna tillhandahålla historiska registreringar i ett standardiserat format om Skatteverket behöver kontrollera försäljningen.
Det innebär också att en vanlig dagsrapport eller bokföringsfil inte automatiskt ersätter XML-exporten. En SIE-fil kan vara viktig för bokföringen, men den är inte samma sak som kassaregistrets standardiserade export av journalminnet.
Så förbereder du verksamheten inför 2027
Förutsättningen är att du vet vilket kassaregister och vilken version verksamheten använder. Målet är att du före årsskiftet ska veta att systemet uppfyller kraven och hur journalminnet tas fram vid behov.
- Identifiera kassaregistret.
Skriv ner vilken kassalösning och vilken programversion som används på varje försäljningsplats. - Fråga leverantören om journalminnet.
Kontrollera om systemet har elektroniskt journalminne och om det stöder XML-export enligt SKVFS 2021:16. - Be om en tydlig exportinstruktion.
Säkerställ att ni vet hur ni väljer tidsperiod, startar exporten och sparar filen på ett säkert sätt. - Kontrollera att systemet är tillverkardeklarerat.
Skatteverket anger att verksamheter som använder kassaregister ska använda tillverkardeklarerade register och ha rätt kontrollenhet eller kontrollsystem.
Ett vanligt misstag är att bara kontrollera att kassasystemet kan skapa en Z-dagrapport. En Z-dagrapport och en XML-export av journalminnet fyller olika funktioner, så be leverantören bekräfta just XML-stödet.
Vid frågor om den egna redovisningen bör restaurangen även stämma av med sin redovisningskonsult. Skatteverkets information om tillsyns- och kontrollbesök finns här.
WEIQ är redo för det nya XML-kravet
WEIQ är redo för Skatteverkets krav från 2027 med den nya XML-exporten. Det betyder att restauranger som använder WEIQ ska kunna fortsätta arbeta i ett modernt kassasystem och samtidigt ha stöd för den standardiserade export som krävs för kassaregister med journalminne.
På WEIQ:s sida för kassasystem uppges att WEIQ Free, WEIQ Easy och WEIQ Pro är certifierade kassasystem med integrerad kontrollenhet och att lösningarna följer Skatteverkets krav. WEIQ säkerställer stödet för den nya XML-exporten innan reglerna börjar gälla fullt ut.