Kundcase
Från fasta kassor till en helt mobil restaurang – Bistro Björkviks resa med WEIQ
Kund
Bransch
Plats
Produkter
Längst ut på Ingarö, omgiven av Björkviks havsbad, Björnö naturreservat och några av Stockholms mest uppskattade stränder, ligger Bistro Björkvik. Restaurangen har blivit ett populärt utflyktsmål för både lokalbor och besökare som söker en unik mat- och dryckesupplevelse i skärgårdsmiljö.
Sedan 2020 drivs verksamheten av Johan Persson och Christer Ekelund. Med en säsongsintensiv verksamhet, högt på gäster och ett litet team behövde de hitta ett smartare sätt att arbeta utan att kompromissa med servicen.
Utmaningen
Administration som tog tid från verksamheten
När Bistro Björkvik tog över verksamheten arbetade de med tre fasta kassor som följde med arrendet. Kassorna fungerade, men skapade onödigt mycket administration och begränsade flexibiliteten i den dagliga driften.
Rapportering och ekonomihantering krävde manuellt arbete, samtidigt som verksamheten behövde anpassa sig snabbt under intensiva sommardagar.
För Johan, som ofta arbetar operativt i verksamheten, blev det tydligt att restaurangen behövde ett modernare arbetssätt.
Efter flera år med den tidigare lösningen kom kontakten med WEIQ.
”Vi hade fasta kassaapparater här när vi tog över. Det fungerade väl bra, men administrationen var strulig. Det skulle gå direktlänkat till vår ekonomiavdelning, funkade sisådär.”
”Vi har skalat ner på personal, så jag är även restaurangchef, hovmästare, diskare och städare.”
Johan, ägare på Bistro Björkvik
Lösningen
En stegvis digital transformation
Bistro Björkvik valde inte att byta allt över en natt. Istället började man med att testa WEIQ parallellt med det befintliga kassasystemet.
Steg 1: QR-beställning på alla bord
Under den första säsongen implementerades QR-koder på samtliga bord samtidigt som de fasta kassorna fortfarande användes.
Målet var att ge gästerna större frihet att själva välja hur de ville beställa.
”Vi testade en säsong och hade dubbelt. Då hade vi fasta kassaapparater samtidigt som vi började implementera QR-koderna på borden.”
Idag finns QR-beställning på samtliga bord i restaurangen.
”Vi arbetar med QR-koder på alla borden. Vill gästerna beställa via QR-koden går det bra.”
Lösningen gör det möjligt för gästerna att beställa när det passar dem, samtidigt som personalen kan fokusera mer på service och värdskap.
Steg 2: Från fasta kassor till mobil drift
Efter den första säsongen fortsatte utvecklingen. De fasta kassorna ersattes successivt av WEIQ:s mobila lösning.
Idag arbetar Bistro Björkvik med åtta trådlösa terminaler som används både i restaurangen och i verksamhetens kiosk.
”Vi har just nu åtta trådlösa terminaler. Vi har även en kiosk där vi använder oss av de här terminalerna att ta betalning med.”
För att säkerställa ett effektivt arbetsflöde hanteras beställningarna via tre bongskrivare som är placerade i:
- Baren
- Kallskänken
- Varmköket
”Det fungerar alldeles strålande.”
Resultatet har blivit ett mer flexibelt arbetssätt där personalen kan ta beställningar och betalningar direkt där gästerna befinner sig.
Steg 3: Snabbare betalningar med Tap2Pay
Den senaste delen av utvecklingen har varit implementeringen av Tap2Pay.
Genom att använda mobilen som betalterminal kan personalen ta betalt direkt på plats utan att alltid behöva använda traditionella kortterminaler.
”Det senaste, väldigt positiva är Tap2Pay. Det går så snabbt att använda Tap2Pay”
För en verksamhet som under högsäsong hanterar stora mängder gäster innebär varje sparad sekund ett smidigare flöde för både personal och besökare.
Enkel administration ger full kontroll
För Bistro Björkvik har en av de största vinsterna varit hur enkelt det blivit att administrera verksamheten.
Via WEIQ Admin kan personalen snabbt:
- Aktivera och avaktivera rätter
- Byta mellan lunch-, kvälls- och sommarmenyer
- Hantera sortiment och priser
- Följa försäljning i realtid
- Automatisera dagsavslut och rapportering
”Vi har alltid adminsidan öppen. Är det någon rätt som plötsligt tar slut går det snabbt att stänga den rätten.”
Menyhanteringen har också blivit betydligt enklare.
”Enkelheten att ändra från lunchmeny till sommarmeny eller vad man nu väljer är också jättebra.”
Alla produkter finns samlade i systemet och kan snabbt aktiveras eller döljas beroende på dagens behov.
”Vi har alla rätter och drycker på adminsidan. Det går snabbt att klicka in de som vi vill använda under dagarna. Är det något som är slut så tar vi bort det.”
Även rapporteringen har automatiserats.
”Vi behöver inte fundera på om vi har gjort X-rapport eller Z-rapport. Vi har valt att klockan tre på natten så sköts det automatiskt och går iväg till vår ekonomiavdelning.”
QR-beställning hela vägen ut till solsängen
När samarbetet med WEIQ utvecklades såg Bistro Björkvik möjligheten att ta konceptet ännu längre.
Vid restaurangens populära beach club finns idag QR-koder placerade vid samtliga solsängar.
Det innebär att gästerna kan beställa mat och dryck direkt från sin plats utan att behöva lämna stranden.
”Gästerna behöver inte lämna sin solsäng under dagen utan det är bara att beställa via QR-koden.”
Beställningen går direkt till köket och baren och serveras sedan ut till gästen.
”Baren laddar det de önskar och serverar till sängen.”
Lösningen har skapat en premiumupplevelse för gästerna samtidigt som personalen kan arbeta mer effektivt.
Resultaten
Mindre administration, snabbare service och nöjdare gäster
Idag använder Bistro Björkvik WEIQ genomgående i hela verksamheten, från restaurangen och kiosken till beach cluben.
Det som började med QR-koder på borden har utvecklats till en komplett digital plattform för beställning, betalning och administration.
För Johan är rekommendationen självklar.
”Vi skulle absolut rekommendera WEIQ till våra kollegor i branschen.”
QR-beställning på samtliga restaurangbord
QR-beställning på beach clubens solsängar
Åtta trådlösa terminaler i drift
Snabbare betalningar med Tap2Pay
Automatiserad rapportering till ekonomiavdelningen
Enklare menyhantering och produktstyrning
Minskad administration för personalen
Ett smidigare gästflöde under högsäsong
Utforska fler case
Lisa
“Allting är supersmidigt. Verkligen. Så extremt användarvänligt.”
Alex
“Vi var igång på bara några minuter. Allt fungerade direkt – utan utbildning eller support.”
Ozan
“Det bästa med WEIQ är WEIQ.”