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De las cajas fijas a un restaurante totalmente móvil: la trayectoria de Bistro Björkvik con WEIQ
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En el extremo más alejado de Ingarö, rodeado por el balneario de Björkvik, la reserva natural de Björnö y algunas de las playas más apreciadas de Estocolmo, se encuentra el Bistro Björkvik. El restaurante se ha convertido en un destino muy popular tanto para los vecinos como para los visitantes que buscan una experiencia gastronómica única en el entorno del archipiélago.
Desde 2020, la empresa está dirigida por Johan Persson y Christer Ekelund. Se trata de una actividad con una gran intensidad estacional, gran aprecio por los invitados y eAl ser un equipo pequeño, tenían que encontrar una forma más inteligente de trabajar sin comprometer la calidad del servicio.
El reto
Las tareas administrativas que restaban tiempo a la actividad principal
Cuando Bistro Björkvik se hizo cargo del negocio, contaba con tres cajas registradoras fijas que venían incluidas en el contrato de arrendamiento. Las cajas funcionaban, pero generaban una carga administrativa innecesaria y limitaban la flexibilidad en el funcionamiento diario.
La elaboración de informes y la gestión financiera requerían trabajo manual, al tiempo que la empresa tenía que adaptarse rápidamente durante los ajetreados días de verano.
Para Johan, que suele trabajar en el día a día del negocio, quedó claro que el restaurante necesitaba una forma de trabajar más moderna.
Tras varios años utilizando la solución anterior, entramos en contacto con WEIQ.
”Cuando nos hicimos cargo del negocio, ya había cajas registradoras fijas. Funcionaban bastante bien, pero la gestión era un poco complicada. Se suponía que estaban conectadas directamente con nuestro departamento de finanzas, pero funcionaba más o menos”.”
”Hemos reducido la plantilla, así que además de gerente del restaurante, también soy jefe de sala, lavaplatos y limpiador”.”
Johan, propietario del Bistro Björkvik
La solución
Una transformación digital por etapas
El Bistro Björkvik no decidió cambiarlo todo de la noche a la mañana. En su lugar, empezaron probando WEIQ en paralelo con el sistema de caja registradora ya existente.
Paso 1: Pedido mediante código QR en todas las mesas
Durante la primera temporada se implantaron códigos QR en todas las mesas, al tiempo que se seguían utilizando las cajas registradoras fijas.
El objetivo era ofrecer a los clientes mayor libertad para elegir por sí mismos cómo querían hacer el pedido.
”Lo probamos durante una temporada y funcionó a la perfección. En aquel momento contábamos con cajas registradoras fijas y, al mismo tiempo, empezamos a implementar los códigos QR en las mesas”.”
Hoy en día, todas las mesas del restaurante disponen de un código QR para realizar pedidos.
”Tenemos códigos QR en todas las mesas. Si los clientes quieren hacer un pedido a través del código QR, pueden hacerlo sin problema”.”
Esta solución permite a los huéspedes hacer sus pedidos cuando les convenga, al tiempo que el personal puede centrarse más en el servicio y la atención al cliente.
Paso 2: De las cajas fijas al funcionamiento móvil
Tras la primera temporada, el desarrollo continuó. Las cajas fijas se fueron sustituyendo progresivamente por la solución móvil de WEIQ.
En la actualidad, Bistro Björkvik cuenta con ocho terminales inalámbricos que se utilizan tanto en el restaurante como en el quiosco del establecimiento.
”Ahora mismo contamos con ocho terminales inalámbricos. También tenemos un quiosco en el que utilizamos estos terminales para cobrar”.”
Para garantizar un flujo de trabajo eficaz, los pedidos se gestionan a través de tres impresoras de albaranes situadas en:
- El bar
- La charcutería
- La cocina de platos calientes
”Funciona de maravilla”.”
El resultado ha sido una forma de trabajar más flexible, en la que el personal puede tomar nota de los pedidos y cobrar directamente allí donde se encuentran los clientes.
Paso 3: Pagos más rápidos con Tap2Pay
La última novedad ha sido la implantación de Tap2Pay.
Al utilizar el móvil como terminal de pago, el personal puede cobrar directamente en el acto sin tener que recurrir siempre a los terminales de tarjetas tradicionales.
”La última novedad, muy positiva, es Tap2Pay. Usar Tap2Pay es muy rápido”.”
Para un negocio que, en temporada alta, atiende a un gran número de clientes, cada segundo que se ahorra supone un flujo más fluido tanto para el personal como para los visitantes.
Una gestión sencilla que te ofrece un control total
Para el Bistro Björkvik, una de las mayores ventajas ha sido lo fácil que resulta ahora gestionar el negocio.
A través de WEIQ Admin, el personal puede, de forma rápida:
- Activar y desactivar platos
- Alternar entre los menús de mediodía, de noche y de verano
- Gestionar el surtido y los precios
- Seguir las ventas en tiempo real
- Automatizar el cierre diario y la elaboración de informes
”Siempre tenemos abierta la página de administración. Si se agota de repente algún derecho, podemos desactivarlo rápidamente”.”
La gestión de los menús también se ha simplificado considerablemente.
”La facilidad con la que se puede cambiar del menú del almuerzo al menú de verano, o lo que cada uno elija, también es estupenda”.”
Todos los productos están reunidos en el sistema y se pueden activar u ocultar rápidamente en función de las necesidades del día.
”Tenemos todos los platos y bebidas en la página de administración. Es muy rápido seleccionar con un clic los que queremos ofrecer cada día. Si se agota algo, lo eliminamos”.”
La presentación de informes también se ha automatizado.
”No tenemos que preocuparnos por si hemos elaborado el informe X o el informe Z. Hemos decidido que, a las tres de la madrugada, el proceso se ejecute automáticamente y se envíe a nuestro departamento de finanzas”.”
Pedido mediante código QR directamente en la tumbona
A medida que se fue desarrollando la colaboración con WEIQ, Bistro Björkvik vio la oportunidad de llevar el concepto aún más lejos.
En el popular club de playa del restaurante hay hoy códigos QR colocados en todas las tumbonas.
Esto significa que los clientes pueden pedir comida y bebida directamente desde su sitio sin tener que salir de la playa.
”Los huéspedes no tienen que levantarse de la tumbona durante el día; basta con hacer el pedido a través del código QR”.”
El pedido se envía directamente a la cocina y a la barra, y luego se sirve al cliente.
”En el bar te preparan lo que quieras y te lo sirven en la cama”.”
La solución ha permitido ofrecer una experiencia de primera clase a los huéspedes, al tiempo que el personal puede trabajar de forma más eficaz.
Los resultados
Menos trámites administrativos, un servicio más rápido y unos huéspedes más satisfechos
En la actualidad, Bistro Björkvik utiliza WEIQ de forma generalizada en todo su negocio, desde el restaurante y el quiosco hasta el club de playa.
Lo que comenzó con códigos QR en las mesas se ha convertido en una plataforma digital completa para realizar pedidos, pagos y gestiones administrativas.
Para Johan, la recomendación es obvia.
”Sin duda, recomendaríamos WEIQ a nuestros colegas del sector”.”
Pedidos mediante código QR en todas las mesas del restaurante
Reserva mediante código QR de las tumbonas del club de playa
Ocho terminales inalámbricos en funcionamiento
Pagos más rápidos con Tap2Pay
Informes automatizados para el departamento de finanzas
Gestión más sencilla de los menús y control de los productos
Menos trámites administrativos para el personal
Un flujo de huéspedes más fluido durante la temporada alta
Descubre más casos prácticos
Lisa
“Todo funciona de maravilla. De verdad. Es tremendamente fácil de usar”.”
Sr. Alex
“Empezamos a utilizarlo en solo unos minutos. Todo funcionó desde el primer momento, sin necesidad de formación ni asistencia técnica”.”
Ozan
“Lo mejor de WEIQ es WEIQ”.”